TERALYS CAPITAL (FONDS D’INNOVATION) INC.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – VERSION EXTERNE – LOI 25

Chez Teralys Capital (« Teralys », « nous », « nos », ou « notre »), nous souhaitons être transparents sur la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité décrit comment et à quelles fins Teralys recueille, utilise, partage ou traite autrement vos renseignements personnels, ains que les mesures que nous prenons pour en protéger la confidentialité lorsque nous offrons nos services à titre de gestionnaire de fonds privés, lorsque vous visitez notre site Web https://www.teralyscapital.com/ (« Site Web »), lorsque vous vous connectez à notre portail investisseur (« Portail »), ou lorsque vous communiquez avec nous en personne, par téléphone ou par courriel, incluant lorsque vous postulez à une opportunité professionnelle chez Teralys ou que vous souhaitez obtenir du financement pour le fonds de capital de risque que vous représentez.

1. DÉFINITION DE « RENSEIGNEMENTS PERSONNELS »

La présente Politique de confidentialité s’applique aux « renseignements personnels », c’est-à-dire tout renseignement qui nous permet de vous identifier directement ou indirectement. Notez que certains des renseignements que nous identifions dans cette Politique comme étant des renseignements personnels peuvent être exclues de certaines obligations en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels (par exemple, les coordonnées professionnelles).

2. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS À VOTRE SUJET, ET POURQUOI?

En général, nous recueillons les renseignements personnels suivants à votre sujet:

• • Coordonnées professionnelles. Nous recueillons vos coordonnées professionnelles directement auprès de vous, telles que votre nom, votre titre, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel. Nous utilisons ces renseignements pour vous envoyer des communications et pour vous fournir de l’information sur les investissements, les projets de placement ou les opportunités d’investissement.
  • Renseignements financiers de nos investisseurs.  Nous recueillons vos coordonnées bancaires, comme votre institution financière, votre numéro de compte bancaire et les informations nécessaires directement auprès de vous.  Nous utilisons ces renseignements pour effectuer le versement des distributions auxquelles vous avez droit à titre d’investisseur.
  • Renseignements de conformité fiscale que nous recueillons auprès de nos investisseurs.  Nous recueillons, le cas échéant, certains renseignements personnels directement auprès de vous, tels que votre nom, votre adresse, votre numéro d’assurance sociale ou tout autre numéro d’identification fiscale, votre date de naissance, votre résidence fiscale ainsi que votre pays de citoyenneté.  Nous utilisons ces renseignements personnels dans le cadre de nos obligations en matière de conformité fiscale.
  • Renseignements professionnels que nous recueillons dans le cadre de revues diligentes.  Nous recueillons des renseignements professionnels dans le cadre des revues diligentes que nous effectuons afin de sélectionner des projets de placement admissibles.  Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès d’agences d’évaluation du crédit tierces et de fournisseurs de vérification des antécédents criminels, dans la mesure nécessaire pour déterminer votre admissibilité à titre de personne clé relativement à ces projets, et uniquement dans la mesure permise par les lois applicables.
  • Renseignements de communication. Si vous communiquez avec nous par courriel, par téléphone, en personne, ou par tout autre moyen, nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez afin de répondre à votre message. Cela peut inclure votre adresse courriel et le contenu de vos communications.
  • Renseignements professionnels que nous recueillons si vous soumettez votre candidature à un emploi chez Teralys. Cela comprend les renseignements que vous fournissez directement dans votre CV et votre lettre de présentation. Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès d’agences d’évaluation du crédit tierces et de fournisseurs de vérification des antécédents criminels, dans la mesure nécessaire pour déterminer votre admissibilité à certains postes professionnels, et uniquement dans la mesure permise par les lois applicables.

3. COMMENT UTILISONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• • Fournir ou offrir nos services, incluant notre Portail. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels, le cas échéant, pour vous fournir nos services, notamment pour gérer et faciliter l’utilisation de notre Portail lorsque vous y accédez.   Lorsque vous visitez notre Site Web, des témoins (cookies) strictement nécessaires sont automatiquement déposés sur votre appareil. Ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement du Site Web et vous permettent d’utiliser ses fonctionnalités de base, telles que la navigation entre les pages, la mémorisation de vos préférences linguistiques et la gestion de votre session. Ces témoins ne recueillent pas de renseignements vous concernant à des fins de marketing ou de profilage. Étant donné leur caractère essentiel, ces témoins ne peuvent pas être désactivés.
  • Verser des distributions en conformité à notre politique de distribution. Nous utilisons vos renseignements financiers exclusivement pour procéder au versement des distributions auxquelles vous avez droit en votre qualité d’investisseur.
  • Nous acquitter de nos obligations fiscales.  Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels afin de produire toute déclaration, tout feuillet, formulaire, avis ou autre document requis pour nous conformer aux exigences des autorités fiscales compétentes.
  • Évaluation de votre candidature à titre de personne clé d’un projet de placement. Nous pouvons utiliser les renseignements que vous nous fournissez dans le cadre de votre candidature à titre de personne clé d’un fonds que vous représentez afin d’évaluer votre admissibilité, d’examiner votre candidature et de communiquer avec vous à ce sujet.  Ces renseignements peuvent également être utilisés pour effectuer les vérifications nécessaires dans le cadre de nos processus de sélection, de conformité et de diligence raisonnable.
  • Communiquer avec vous. Si vous nous contactez pour poser une question ou demander des renseignements, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous répondre. Nous pouvons également communiquer avec vous à des fins de développement des affaires, pour promouvoir nos services et vous informer des changements apportés à nos services.
  • Évaluation de votre candidature. Nous pouvons utiliser les renseignements que vous nous fournissez dans le cadre de votre candidature à une opportunité professionnelle chez Teralys pour examiner et répondre à votre candidature, ainsi que pour évaluer votre adéquation aux opportunités professionnelles actuelles et futures.
  • À d’autres fins autorisées ou exigées par la loi. Nous pouvons utiliser des renseignements personnels sans votre consentement lorsque la loi nous y autorise ou nous y oblige, par exemple pour nous conformer à une obligation légale ou pour protéger les droits de Teralys, ou pour détecter, prévenir et enquêter des activités suspectes, non autorisées, frauduleuses, illégales ou illicites.

4. COMMENT PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Dans certaines circonstances, Teralys partagera vos renseignements personnels avec les tiers suivants, dans la mesure où la loi applicable le permet.

• • Fournisseurs de services. Nous partageons vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services afin qu’ils puissent offrir certains services en notre nom (ex., administration de fonds, services juridiques et fiscaux, services technologiques, d’hébergement et de portail d’investisseur (le Portail), fournisseurs de vérification des antécédents criminels et d’évaluation de crédit). Teralys protégera les renseignements personnels communiqués à des tiers par des ententes contractuelles exigeant que ces tiers respectent des procédures de confidentialité et de sécurité.
  • Placements en portefeuille. Nous pouvons communiquer certains de vos renseignements personnels à des fonds ou à des sociétés en portefeuille, notamment dans le cadre de la transmission de formulaires fiscaux, lorsque cette communication est requise en vertu des lois fiscales applicables.
  • Transactions commerciales. Nous pouvons partager vos renseignements personnels dans le cadre d’une fusion, d’une vente d’actifs, d’un financement ou d’une acquisition de tout ou d’une partie de notre entreprise par une autre entité ou des investisseurs, ou lors de négociations relatives à ces transactions commerciales.
  • À d’autres fins autorisées ou exigées par la loi. Dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus de partager vos renseignements personnels si la loi l’exige ou en réponse à des demandes légitimes d’autorités compétentes, ou encore si cela est nécessaire pour protéger nos droits, nous défendre dans le cadre d’une action en justice ou d’autres procédures, ou prévenir ou enquêter sur d’éventuelles fautes en lien avec les services.

5. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous protégeons et conservons vos renseignements personnels en utilisant des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives appropriées au volume et à la sensibilité des renseignements, aux fins auxquelles ils sont destinés et au format dans lequel ils sont conservés, incluant des mesures de sécurité pour protéger vos renseignements contre la perte et le vol, ainsi que contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Plus précisément, nous mettons en œuvre les mesures suivantes pour protéger vos renseignements personnels :

• • Des politiques et procédures internes qui définissent les rôles et responsabilités de nos employés, représentants et fournisseurs de services tout au long du cycle de vie des renseignements et qui limitent leur accès sur la base de ce qui est nécessaire pour eux de savoir;
  • Des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives conformes aux normes en vigueur pour protéger les renseignements personnels;
  • Lorsque les renseignements sont recueillis ou conservés en format électronique, des sauvegardes techniques comme le cryptage, les pares-feux, les mots de passe, les logiciels antivirus et des mesures semblables;
  • Un responsable de la protection des renseignements personnels désigné pour surveiller la conformité de Teralys aux lois applicables en matière de protection des renseignements;
  • Les procédures de réception, d’enquête et de réponse aux plaintes ou aux demandes de renseignements concernant les pratiques de Teralys en matière de traitement des renseignements; et
  • Des protections contractuelles pour garantir que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des renseignements personnels maintiennent des protections et des normes de sécurité adéquates.

Si vous avez des raisons de penser que des renseignements personnels ont été compromis ou consultés, utilisés ou communiqués de manière non autorisée, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : admin@teralyscapital.com.

6. TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS

Notre traitement de vos renseignements personnels peut impliquer un transfert de renseignements à l’extérieur du Québec et/ou du Canada et vos renseignements personnels peuvent être soumis à la loi d’une juridiction étrangère, incluant toute loi autorisant ou exigeant la communication des renseignements au gouvernement, aux agences gouvernementales, aux tribunaux et aux autorités chargées de l’application de la loi dans cette juridiction.

7. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En vertu des lois en matière de protection des renseignements personnels applicables dans la région où vous résidez, vous pouvez bénéficier des droits suivants en ce qui concerne vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions limitées prévues par ces lois :

• • Droit à l’information : Vous avez le droit de nous poser des questions sur le traitement de vos renseignements personnels, incluant des questions relatives aux catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements personnels au sein de Teralys et sur la période de conservation applicable.
  • Droit d’accès. Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et, dans l’affirmative, vous pouvez demander l’accès à ces renseignements personnels. En fonction des lois applicables dans la région où vous résidez, vous pouvez avoir le droit de nous demander de vous communiquer (et à un tiers, le cas échéant) les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
  • Droit de rectification. Vous avez le droit de nous demander de corriger tout renseignement personnel que vous jugez incorrect ou équivoque et de compléter tout renseignement que vous jugez incomplet.
  • Droit de retirer son consentement. Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels dans la mesure où la loi et nos obligations contractuelles le permettent. Toutefois, vous comprenez que, dans ce cas, vous ne pourrez plus bénéficier de nos produits et services.

Pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section Contactez-nous ci-dessous.

8. RÉTENTION

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. Toutefois, nous pouvons conserver vos renseignements personnels pendant une période plus longue si cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de conservation d’information.

9. MISES À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente Politique est en vigueur à compter de la date d’entrée en vigueur indiquée ci-dessus et peut être modifiée de temps à autre à notre seule discrétion. Nous vous recommandons de revoir périodiquement la présente Politique, car elle peut être mise à jour ou révisée de temps à autre. Si nous apportons des modifications importantes, nous prendrons des mesures raisonnables pour vous en informer, notamment en publiant la Politique révisée sur notre Site Web avec un préavis suffisant.

10. CONTACTEZ-NOUS

Pour toute question concernant nos pratiques en matière de protection des données et de la vie privée, ou la présente Politique, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels par écrit à l’adresse suivante : admin@teralyscapital.com.